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Auditorias de Prevención Internas, situación y seguimiento

 

OBJETO DE LA AUDITORÍA

  • Comprobación de la evaluación y análisis de resultados; es decir, comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda.
  • Comprobación de que las actividades preventivas se ajusten a la normativa; es decir, comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general así como a la normativa de riesgos específicos que le sea de aplicación, teniendo en cuenta el resultado de la evaluación.
  • Análisis de la adecuación entre los procedimientos y los medios requeridos para realizar las actividades preventivas; es decir, analizar la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta, además, el modo en que están organizados o coordinados en su caso.

De cara a la mejora de la actividad preventiva en la empresa, la auditoría pretende ser una herramienta práctica que facilite el establecimiento al empresario de un plan de acciones correctoras  para subsanar las no conformidades detectadas.

Dicho plan de acciones correctoras debe seguir las siguientes fases:

  • Identificación del problema.
  • Identificación de la causa del mismo.
  • Resolución del problema.
  • Resolución de la causa.
  • Evaluación de la medida adoptada.

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METODOLOGÍA

Las características fundamentales del procedimiento de auditoría del sistema de gestión de prevención de riesgos laborales son:

Solicitud de la auditoría

La empresa acuerda con la entidad el alcance y características del trabajo solicitado.

 

FASE I : PLANIFICACIÓN

 

Análisis previo:

Análisis de las actividades internas de la empresa y de cada uno de los centros de trabajo y  el alcance del SPRL. En esta primera fase se determinan los requisitos mínimos que deben existir para poder desarrollar la auditoría.

Reunión inicial

Reunión que los auditores y los auditados llevan a cabo al inicio de la auditoría para conocer y aclarar aquellos aspectos relacionados con el desarrollo de la misma.

Plan de auditoría

El Jefe Auditor y su equipo desarrollan la planificación de la auditoría en la que se incluye el alcance de las actividades y calendario. La planificación será aprobada por el cliente y comunicada a los responsables implicados.

Incluye:

  • Alcance.
  • Documentación a utilizar.
  • Equipo auditor.
  • Calendario.

 

FASE II : AUDITORÍA

Visita general a la empresa

Visita inicial que el equipo auditor realiza a la empresa con el fin de tener una primera impresión de su funcionamiento.

Búsqueda de evidencias

Parte fundamental de la auditoría, durante la cual el equipo auditor analiza los procesos de trabajo en visitas a los diferentes centros, la documentación, realiza entrevistas, etc., que  permitan evaluar el sistema de prevención de la empresa y soportar el informe de auditoría.

Tiene como misión determinar la concordancia documental de SPRL con  respecto a las diferentes normativas y disposiciones legales que regulen la actividad del cliente así como con las evidencias obtenidas de las visitas a los centros de trabajo. Además sirve para determinar los aspectos más importantes en los que se debe centrar el equipo de trabajo. Esta labor sería dirigida por el Jefe Auditor en Barcelona.

  • Auditoría documental:  Este punto consta de la evaluación documental existente que acredite el cumplimiento del SGPRL por parte de responsables y trabajadores, es decir, registros, planes de actuación, actas de reuniones, instrucciones y toda aquella documentación indicada en el Sistema.
  • Auditoría técnica: Consiste en la verificación directa en los puestos de trabajo  de las condiciones de salud y seguridad expresada en el  SGPRL de la empresa. Esta acción puede incluir mediciones de magnitudes físicas o elementos químicos si existen dudas por parte del equipo auditor.

Cada equipo auditor elaborará un informe de resultados indicando las no-conformidades y observaciones determinadas durante su actividad.

El Servicio de Prevención de la empresa podrá comenzar, en esta fase, a adoptar cuantas medidas correctoras considere oportunas a tenor de los resultados de los informes previos. Todas estas medidas correctoras serán consideradas en el expediente de la auditoría.

Métodos para obtener evidencias
  • Inspección selectiva de documentación.
  • Observación física de procesos, instalaciones…
  • Entrevistas a directivos, mandos intermedios y trabajadores.
  • Confirmaciones de entidades externas.
  • Repaso de cálculos, análisis y mediciones.
  • Cumplimentación de listas de chequeo.
  • Realización de muestreos propios.

FASE III : INFORME

Reunión final

Reunión realizada al final de la auditoría, durante la cual el equipo auditor explicará a los miembros de la empresa auditada los resultados de la misma.

Informe de auditoría

Documento definitivo emitido por el equipo auditor, en el cual se reflejan los resultados de la auditoría efectuada, y se indican las no conformidades.

Objetivo del informe:

  • Exponer el alcance de la auditoría.
  • Proporcionar información sobre la eficacia del sistema.
  • Informar sobre la necesidad de adoptar medidas correctoras.

Contenido del informe:

  • Identificación de la organización auditada.
  • Definición de responsabilidades (empresa y auditor)
  • Relación de fechas en las que se ha llevado a cabo la auditoría
  • Plan de auditoria seguido, equipo auditor, fechas y otros aspectos referentes al desarrollo de la auditoría.
  • Especificación de metodología seguida (listas de chequeo, mediciones, encuestas …)
  • Identificación de los documentos de referencia utilizados.
  • Descripción de las no conformidades significativas.
  • En un anexo las no conformidades de menor importancia u observaciones.
  • Resultado de mediciones, análisis … efectuados.
  • Identificación de normas y estandares de auditorías aplicados.
  • Normativa de referencia aplicada.
  • Apreciación sobre el grado de conformidad con las normas.
  • Identificación, firma y sello del auditor responsable del trabajo realizado.
  • Fecha de emisión del informe.
  • Lista de distribución del informe de auitoría.
  • Anexos.

La auditoria finaliza con la lectura oficial del Informe a los responsables de la empresa auditada.

 

AUDITORÍAS DE SITUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Una auditoría de SITUACIÓN, permite analizar desde un punto de vista objetivo el estado de situación de una empresa en materia de Prevención de Riesgos Laborales. De esta manera, empresario y/o servicio de prevención, podrán determinar la idoneidad de realizar más acciones preventivas para adecuarse a la normativa vigente o para alcanzar las metas establecidas en la política preventiva de la Compañía.

La auditoría de SEGUIMIENTO establece una pauta ordenada cronológicamente según la cual una empresa podrá someter su sistema de gestión preventivo al criterio objetivo de un equipo auditor que podrá asesorarle en el día a día de su labor prevencionista

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